（１）ＷＥＢ会議を行うことで考えられるメリット、デメリットについて

メリット１：コストカットができる

例え同じ市内に住む者同士だとしても、通常会議では必ず場所を確保しなければなりません。その際に発生する「場所代」や、移動をすることで発生する「交通費」「駐車場代」。また会議内で使用する「用紙代」「コピー代」など、それらにかかるコストは大幅に削減されます。移動にかかる時間もカットできるので、結果的にコストカットにも繋がります。「時は金なり」とはよく言ったものです。

メリット２：スピード感がある

移動のための時間はもちろんのこと、採決に至るまでの時間もスピーディになること。ロバート議事法での会議を行っているＪＣにおいても、通常会議以上にフラットな組織関係を作り出せる環境にもなります。

メリット３：参加しやすい

社業の都合や、子育てをする環境下において通常会議に出席することは相応の時間と手間がかかります。その点ＷＥＢ会議であれば場所を選ばず、会社や自宅での参加もしやすくなります。子供の様子を見ながら会議に参加できるなら、子育て世代はおおきなプラスになるのではないかと思います。
 

デメリット１：インターネット環境に左右される

パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからでも参加できる反面、Ｗｉ－ｆｉが無い環境下では、通信制限や電波状況による遅延や不安定な接続状態になる可能性があり、円滑に進まないケースもあり得ます。

デメリット２：雰囲気がわかりにくい

通常会議のように顔を突き合わせて話をしないために、その場の雰囲気や空気感が読み取りづらいと言った懸念もあります。

・総じてデメリットを上回るだけのメリットがあると思います。導入に際してはメリット、デメリットをしっかり把握した上で活用することが必要になります。特に有事の際は必須のツールとなるのではないでしょうか。

（２）実際の使用例について

新潟ＪＣでは、ミーティングサービス「Ｚｏｏｍ（ズーム）」を利用します。
http://zoom.us/
管理者と参加者によって手順は違いますが、基本的に複雑な操作は必要ありません。

◆各自必要なソフトウェアは初回参加時にインストールされますので画面の指示に従います。

◆会議開設者（ホスト）でない場合は、ユーザー登録は必要ありません。
（新潟ＪＣでは事務局長がアカウント管理権限を有しています）

◆事前にミーティング参加用のＵＲＬが発行されるので、ＳＮＳ等で共有し、ＵＲＬをクリックして参加する。
（同時に２つの会議を開催することはできません）

◆接続後、チャット画面を開き「〇〇（お名前）入室しました」と入力する。

◆音声タグ、映像タグをＯＮにして、ミーティング開始！

◆発言については、挙手と「はい」と発言し、議長の許可を得てから発言をします。

（３）感想

初めてＷＥＢ会議を経験された方からは、

「思ったよりしっかり会議になる」

「慣れた場所で会議ができるため、いい意味でリラックスしてのぞめる」

「社業の合間に会議に参加できる」

等の声が上がりました。
今回はあくまでも使用例ですが、しっかりとルールを設けて行えば、通常会議以上に有意義な会議を行うことができると感じました。

（４）最後に

先行き不透明な社会情勢ですが、まずはできることを一つ一つコツコツと積み重ねていくことが、より強固な組織を構築する第一歩なのではないでしょうか。

「今できることの最善を！」

いつもの新潟を取り戻すために、新潟ＪＣも日々考え続けます。

そしてこの投稿がＷＥＢ会議を検討している方に少しでも参考になれば幸いです。

前進あるのみ！